Project Management

Il Project Management è l’applicazione di metodi, tecniche, conoscenze, capacità e strumenti che, applicati alle attività di un progetto, permettono di realizzarne gli obiettivi. La caratteristica che contraddistingue i progetti è che si sviluppano in un tempo definito e richiedono perciò lo sviluppo di filosofie, attitudini e approcci diversi rispetto alle attività aziendali tradizionali.

La figura del Project Manager: chi è, cosa fa

Il project manager è la figura chiave nello sviluppo di un progetto perché permette di creare un ambiente nuovo, isolato dal contesto quotidiano, creando nuovi ruoli e nuovi equilibri nel team di lavoro, che favoriscono lo sviluppo del progetto. Naturalmente il project manager opera in costante coordinamento con il committente, a cui deve portare i risultati, ma agisce sull’organizzazione dal suo interno. Tra i suoi compiti vi è l’azione costante di intermediazione nei confronti delle risorse coinvolte. Ha un ruolo tecnico ben definito, che comprende la capacità di motivare, di dirigere, di delegare, di comunicare con il gruppo di lavoro, di risolvere i conflitti, di negoziare, di facilitare, di persuadere.

Sul piano operativo, il project manager deve raggiungere gli obiettivi fissati rispettando i vincoli posti dalla committenza in termini di costi, tempi e qualità dell’output. La sfida quotidiana nella gestione di un progetto è quella di ottimizzare le risorse, gestire i budget, risolvere i problemi che man mano si incontrano, integrare nuovi input che emergono durante il percorso, mitigare e governare i rischi che ogni operazione comporta.

Le fasi operative di pianificazione e sviluppo di un progetto

Il ciclo di vita di un progetto inizia con la sua ideazione, che è il primo passo logico verso la concretizzazione di una visione. Si esplicitano e analizzano le cause delle carenze sperimentate o dei bisogni latenti (su un prodotto, su un servizio, su un processo) che generano la necessità di una novità. Segue la fase di costruzione delle premesse, che consiste nella condivisione di un sistema di presupposti e di significati legati al progetto, unito alla costituzione di un linguaggio condiviso tra i responsabili aziendali. Il momento dell’impostazione finalizza l’identificazione degli obiettivi, delle macro attività, delle risorse necessarie, dei tempi, dei costi, dei livelli qualitativi, del livello di rischio che si vuole accettare. E’ in questo momento che prende corpo la squadra di progetto, e che viene incaricato il project manager. La fase di pianificazione comprende l’assegnazione delle responsabilità, la programmazione dei carichi di lavoro, l’identificazione dei punti di controllo più importanti, altrimenti detti “milestones”. Inizia l’esecuzione del piano, che viene accuratamente accompagnata dal controllo. Vengono verificate le attività, i carichi, le milstones. Si analizzano gli scostamenti rispetto alle previsioni. Si esercita il problem solving e la ripianificazione continua. Da ultimo, la fase di chiusura opera un riscontro consuntivo tra i risultati e le previsioni iniziali, si valuta il raggiungimento degli obiettivi, si opera la chiusura formale del progetto. E’ in questa ultima fase che si valutano anche i risultati relativi ai premi ed agli incentivi per il project manager ed il team di progetto.

Non sempre tutti i passaggi vengono formalizzati e resi espliciti. Ma ciò non significa che tali fasi non esistano. L’esperienza, anche personale, insegna che tanto migliore è la fase iniziale di costruzione delle premesse, fino all’ impostazione e la pianificazione, tanto diminuisce la probabilità di commettere errori gravi, tanto si mantengono i costi e tempi previsti, tanto migliori sono i risultati del progetto stesso.

I metodi e tecniche di project management comprendono:

• Ideazione del Progetto: Brainstorming, benckmarking, ricerca e verifica delle ipotesi, verifiche di coerenza e allineamento; analisi specifiche, emersione dei trade off di progetto, formalizzazione degli obiettivi;
• Costruzione delle premesse, Impostazione, Pianificazione: Specifica degli obiettivi misurabili, project breakdown structure, milestones, pianificazione , programmazione, diagramma di Gantt, diagramma di Pert/CPM;
• Definizione dei ruoli, delle regole, delle procedure: Allocazione delle responsabilità, applicazione al progetto delle politiche dell’azienda, scomposizione degli obiettivi. Vincoli di progetto, carico delle risorse, organigramma di progetto;
• Gestione di progetti complessi e verifica costante stato avanzamento lavori: Verifica avanzamento lavori, reporting, analisi degli scostamenti, steering commitee, riunioni di progetto, documento di progetto (relazione di progetto, sviluppata in word, powerpoin o similari) che funge da diario e memoria storica del progetto per tutto il tempo della sua durata.
• Riunioni: Sono l'ambiente dove i gruppi si coordinano. Si ricorda fermamente che la riunione non è tutto il lavoro, in quanto la parte principale sono le azioni che ne seguono. La riunione è comunque un momento delicato. Può essere decisionale, informativa, di pianificazione. Ha regole ferree, che devono essere rispettate per produrre risultati. Essa deve essere pianificata, avere chiari obiettivi, un responsabile, una tempistica, un report veloce e chiaro contenente le decisioni prese, il responsabile nell'attuazione, i tempi dell'attuazione.