Processi, Organizzazione, Gestione del cambiamento

L’impatto di un progetto di cambiamentoben fatto è concretamente positivo, un pilastro per il successo futuro. Il cambiamento o l’adeguamento dei sistemi informativi gestionali è un’opportunità per rendere più efficiente l’organizzazione di un’azienda. Per razionalizzarla, per semplificarla, per ridurre strutturalmente i costi. E’ un’occasione per rompere equilibri preoccupanti, centri di potere inopportuni, consuetudini obsolete, ma anche per orientare l’organizzazione al mercato, per introdurre o variare regole interne, inserire deleghe, per portare nuove competenze e visione. Per conseguire nuove opportunità di vendita (ad esempio con progetti e-commerce, o web marketing). Per apprendere.
Le varietà di progetti che hanno come comune campo di applicazione il cambiamento organizzativo possiedono alcune rilevanti specificità: in primo luogo questi programmi hanno impatto sulle le persone, sul loro metodo di lavoro, sulle loro relazioni, sulle loro abitudini, sui loro schemi mentali.

Alcuni imprenditori e manager non colgono a pieno lo spirito di questa categoria di progetti. Sottostimano la loro portata relegandoli a semplice, o forse incomprensibile, fatto specialistico informatico e amministrativo. A causa di questo pregiudizio possono precludersi grosse opportunità: prova a pensare quanto un cambio importante a livello informatico influenzi e agisca sulle modalità di lavoro della singola risorsa, di interi uffici o funzioni, dell’intera organizzazione.

Gestire la resistenza al cambiamento

Spesso accade che gli individui tendano a non voler modificare i propri comportamenti, soprattutto se sperimentati in passato con un certo successo, e potrebbero opporre vari gradi di resistenza al cambiamento. Inoltre i progetti di tipo organizzativo si sovrappongono quasi sempre ai processi operativi quotidiani, che in certi casi devono proseguire nonostante siano l’oggetto stesso del cambiamento. Innovare il sistema aziendale introduce una perturbazione nei flussi di informazioni e un disordine temporaneo, che rende transitoriamente più impegnativo e disagevole il lavoro delle persone. Muovere l’organizzazione è delicato perché può comportare variazioni nei ruoli, nelle responsabilità, nel potere, nelle retribuzioni.

Fusioni, acquisizioni, accorpamenti, ristrutturazioni, investimenti in macchinari che cambiano la scala dimensionale dell’azienda, sono tutti esempi di progetti a forte impatto organizzativo. Sovente le discontinuità aziendali hanno tra gli obiettivi la ricerca di sinergie, che si sviluppano ristrutturando parti del sistema, accorpando funzioni, variando le responsabilità, aggiornando i sistemi di controllo e business intelligence, cambiando e adeguando l’organizzazione. Anche e soprattutto in questi casi alla fase tecnica del progetto, è fondamentale accompagnare una fase di lavoro interpersonale per il ottenere velocemente e indelebilmente il risultato desiderato e progettato.

La figura del TEM

In certe circostanze il cambiamento viene agevolato se spinto dall’interno di una funzione aziendale, o dal vertice dell’azienda stessa. In questi casi l’imprenditore può fare ricorso al servizio di “Temporary Management”. Rispetto agli approcci di project management più tradizionali, si ha l’inserimento diretto del temporary manager sulla linea di comando, con ampi poteri decisionali e di manovra. Ricorda che, se da un lato questo approccio può essere il benvenuto in quanto acceleratore di cambiamento, dall’altro potrebbe essere considerato un po’ violento dall’organizzazione.

In caso di transizioni aziendali e nel passaggio generazionale affianco la proprietà nella ricerca e progettazione delle modalità di lavoro che accompagneranno un rinnovato e diverso stile di leadership. Il supporto prosegue nel facilitare l’esecuzione del piano. Il mio metodo si avvale degli strumenti e tecniche adeguati ed efficaci tra cui l’analisi quantitativa e lo sviluppo di modelli, i processi e i sistemi in sintonia con gli sviluppi desiderati dal committente. Oltre alla fase operativa, nei progetti di passaggio generazionale è previsto un lavoro di team, che coinvolga attivamente specialisti di Business Coaching, i quali possono supportare la famiglia ad elaborare gli aspetti emozionali, psicologici e di crescita personale che sono alla base del processo di transizione.

Una figura esterna può facilitare l’implementazione del progetto, sa comunicare, ascoltare ed essere ascoltata. E’ in costante collegamento con il committente, a cui deve portare i risultati, ma agisce sull’organizzazione dal suo interno. Tra i suoi compiti vi è l’azione costante di intermediazione nei confronti delle risorse coinvolte. Ha un ruolo tecnico ben definito, che comprende l’ottimizzazione. In questa gamma di progetti sono ancora più determinanti le capacità interpersonali del Project Manager, le cosiddette “soft skills”.

Metodi e tecniche per ottimizzare il cambiamento e superare le resistenze:

• Re-Ingegnerizzazione dei processi: analisi della situazione esistente, mappatura processi e procedure, definizione della situazione obiettivo, progetto di cambiamento, esecuzione ed implementazione
• Cambi o evoluzioni nei sistemi informatici: analisi dei fabbisogni, analisi della struttura dati esistente, identificazione degli obiettivi, software selection, assistenza alla fase di installazione, formazione e customizzazione, facilitazione del progetto
• Analisi di progetti speciali: fusioni, acquisizioni, accorpamenti, ristrutturazioni, investimenti straordinari, delocalizzazioni, internazionalizzazione, nuovi prodotti servizi, nuovi mercati, al fine di valutarne la convenienza economica e finanziaria, l’impatto sull’organizzazione, le forme tecniche adeguate, le conseguenze e l’opportunità
• Project Manager: implementazione dei progetti di cambiamento organizzativo, ristrutturazioni aziendali, team building
• Temporary Manager: situazioni di transizione, per agevolare ed accelerare cambiamenti organizzativi, come risposta a situazioni di difficoltà, per riorganizzare dall’interno

Re-ingegnerizzazione: è l’adeguamento dei processi seguente all'introduzione di nuove tecnologie o innovazioni organizzative. L’automazione di lavorazioni manuali, gli sviluppi di prodotto che richiedono modifiche del processo produttivo, l’inserimento di un nuovo software per la soddisfazione cliente, l’esternalizzazione dei magazzini e trasporti, sono esempi di progetti in cui si devono ridefinire, parzialmente o integralmente, le attività aziendali.